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【2024年會策劃】保姆級攻略,行政HR新手必備!

時間:2023-11-08     來源:半影傳媒    關鍵詞:半影傳媒     瀏覽量:145
NO.1 [ 年會策劃 ]
  
  Part.1 需求調研
  
  ??請示老板:形式、預算(定基調是基礎)
  
  ??征集同事意見:大家的建議一定程度上決定了年會的口碑(統一戰線是關鍵)


半影公關
  
  Part.2 確認策劃案
  
  收集完各方的需求后,結合預算,制定年會策劃案,一般包括這些內容:
  
  ??基礎信息:時間、地點、對象、人數
  
  ??活動內容:形式、主題、游戲、互動、節目、抽獎、講話等環節
  
  ??預算分布:場地、禮品、吃住行等
  
  ??工作安排:年會文案、場景布置、節目排練、后勤保障等


活動預案
  
  Part.3 制定并推進計劃表
  
  年會籌備時間長,工作量大,流程復雜,怎樣合理安排時間呢?新手小白別慌,倒推法來幫你:將代辦事項逐一列出,按時間排序制定計劃表并推進。
  
  ?? 倒推Start:
  
  當天  活動如期正常舉辦
  
  前1天 排練
  
  前3天 內部演練
  
  前7天 各類物料查漏補缺
  
  前10天 采購全部物料
  
  前15天 節目道具、抽獎禮品、演職人員再次確認
  
  前25天 擬出節目及表演人員,開始彩排
  
  前28天 號召加入工作人員、演出人員
  
  前30天 出具策劃案
  
排期推進
  
 
NO.2 [ 執行落地 ]
  
  Part.1 場地預定
  
  小白HR們注意啦?。?!第一次選場地沒啥經驗,需要注意以下幾點:
  
  ??場地遠近:關乎到出發時間
  
  ??場地大?。浩ヅ鋮⑴c人數
  
  ??場地設備:最好選擇設備齊全的地方
  
  ??周圍環境:打車方便否、停車位有沒有
  
  圖片學霸秘訣:千萬!要盡早預定!
  

場地預定
  
  Part.2 人員調動
  
  如果行政人手有限,最好能調動公司其他人員一起籌備年會。越早越好!要預留足夠的時間。
  
  ??邀請人員:老板、高層、客戶、合作伙伴等。提前邀請,以示尊重,同時方便嘉賓預留檔期,如果涉及到發言環節需要提前溝通
  
  ??援助人員:總導演、總策劃、主持人、表演人員、攝影攝像、各環節負責人(例如:迎賓、簽到、督導、現場布置、獎品負責、后勤保障等)
  
  ??外包人員:舞臺設備搭建商、茶歇供應商等。一定要提前確定!反復確定!再三確定!約定時間早于活動開始時間至少2小時!
  
  
人員調動
  
  Part.3 活動安排
  
  活動安排分成4大塊:從活動流程、亮點環節、活動餐飲、現場布置這幾方面去考慮。
  
  ??活動流程:簽到?入場?伴手禮?開場?致辭?開始用餐?表演?游戲?抽獎?頒獎?自由活動?大合影
  
  ??亮點環節:亮眼設計/精彩節目/熱場游戲/誘人獎品
  
  ??活動餐飲:吃的好才是真的好!可以根據人數和偏好去靈活選擇餐飲形式,長桌冷餐/自助餐/圓桌宴/茶歇/酒水等
  
  ??現場布置:
  
  提前布置:主視覺類的物料(如,氣球拱門、簽名板、合影墻、易拉寶、舞臺大屏等)比較耗時耗力,一定要提前弄好
  
  當天布置:茶歇、獎品、橫幅、節目相關、游戲相關的道具,最好當天調動,以防丟失~
  
  
活動安排
  
  Part.4 交通住宿
  
  如果在當地酒店尾牙年會,集體出行或自行到達都可!
  
  如果是2-3天這種團建年會,行政er們還需要安排交通住宿事宜!
  
  ??交通:建議包大巴集體出行
  
  ??住宿:提前抽簽分房,一般2-3人一間為宜
  
  
團建年會

  Part.5 活動宣傳
  
  活動辦得好,宣傳不能少~可以通過郵件、公眾號、內網等形式進行,雙向反饋,行政能了解大家的想法,其他部門也能了解行政工作動向。
  
  ??前期劇透:提前造勢,保持信息互動,提高大家參與熱情
  
  ??后期回顧:回顧年會,記錄精彩瞬間、宣發活動花絮,增強凝聚力
  
  ??收集反饋:問卷形式收集,了解大家對此次年會的滿意度和建議,以便今后舉辦活動做出改進
  

活動宣傳
  
  臨近年底,各大活動公司十分火爆~所以各企業年會啟動一定要提前提前再提前,以免出現撞期!
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